8.7.2 – Tâche du registraire

  Dernière mise à jour: 12 juin 2018

1. Gère la liste des membres de l’Association

1.1. Adhésion d’un nouveau membre
   1.1.1. Réception et enregistrement de la fiche du nouveau membre
   1.1.2. Attribution d’un numéro de membre
   1.1.3. Émission de la carte de membre – Nom, année et numéro de membre
   1.1.4. Montage de l’étiquette : Nom, adresse, etc
   1.1.5. Inscription du nouveau membre, avec toutes ses coordonnées, à la liste générale des membres
   1.1.6. Remise au généalogiste d’une photocopie de la fiche du membre

1.2. Renouvellement des cotisations au début de chaque année
   1.2.1. Rédaction du formulaire de renouvellement et expédition par la poste ou par   courriel à chaque membre actif et non actif (à l’exception des «membres à vie» et les membres ayant déjà payés leur renouvellement pour l’année en cours) – Nom, numéro de membre et adresse du membre
   1.2.2. Expédition du formulaire au début de janvier de chaque année
   1.2.3. Réception des renouvellements à l’adresse de l’Association
   1.2.4. Le trésorier informe le(a) registraire des renouvellements reçus
   1.2.5. Vérification des adresses et enregistrement à la liste des membres.
   1.2.6. Mise à jour régulière de la banque de données des membres.

1.3. Membres à vie
   1.3.1. Enregistrement du membre «membre à vie» à la liste générale des membres
   1.3.2. Émission d’une carte de membre «À vie» (plastifiée)
   1.3.3. Émission d’un certificat de «membre à vie» signé par le(a) président(e)

1.4. Collabore à l’expédition par la poste de la revue Fortinfo
   1.4.1. Préparation des étiquettes de chaque membre actif et des organismes à qui la revue est expédiée
   1.4.2. Préparation des enveloppes brunes pour membres USA et formulaire de dépôt légal fédéral et provincial (avec étiquette d’envoi et de retour)
   1.4.3. Prépare une copie de chaque formulaire à remplir
   1.4.4. Préparation des cartes de membres à insérer dans la revue Fortinfo (printemps)
   1.4.5. Calcule le nombre de revues expédiées dans un sac de plastique pour Atelier Signe d’Espoir    
2. Collabore à la préparation de la rencontre annuelle
   2.1. Rédaction du formulaire d’inscription en collaboration avec le comité d’organisation des événements. Montage de la table Access pour entrer les inscriptions.
   2.2. Préparation des coupons pour les repas, cocktail, etc.
   2.3. Préparation des cocardes et monte les porte-folios.
   2.4. Identification des membres 5 ans, 10 ans, 15 ans et certificats pour membre à vie.

3. Collabore aux préparatifs de la participation de l’Association aux salons de généalogie
   3.1. Préparation des cocardes pour les participants(es)

4. Autre…
   4.1. Mise à jour régulière de la liste des membres du conseil d’administration (8.1) et en envoie une copie à chaque membre

5. Matériel – (Registraire)
 Sceau de l’Association
 Portable (1)
 Imprimante (1)
 Disque dur pour informatique
 Papeterie de bureau
       o Enveloppes blanches, brunes et cartonnées
       o Étiquettes # 8460 et autres
       o Étiquettes polyvalentes
       o Étiquettes 1 ¾ x ½
       o Papier 8 ½ x 11 pour imprimante
       o Marqueurs
       o Protèges-feuilles
       o Cartes professionnelles
       o Rubans adhésifs et post-it
       o Badges autocollants
       o Cartes pour badges
       o Cartons 8 ½ x 11 de couleur pour imprimante
       o Cartons à imprimante pour cartes d’affaires
       o Cartons pour certificats de membre à vie
       o Papier pour présentation
 Coffret pour cartes de membres
 Fortinfo # 31
 Épinglettes de l’Association 100
 Épinglettes de l’Association avec texte de signification 50
 Épinglettes de l’Association ensachées 30