Constitution et règlements - Association des Fortin d'Amérique

Association des FORTIN d’Amérique

CONSTITUTION ET RÈGLEMENTS REVISÉS, ARTICLE 6 – 8 JUILLET 2017

SECTION 1 – GÉNÉRALITÉS

Article 1    Dénomination sociale
   Association des FORTIN d’Amérique
   Dans les règlements qui suivent, les termes « organisme » et « corporation »
   désignent l’Association des FORTIN d’Amérique.

Article 2 Siège social
Le siège social de l’Association est situé au 94, rue Brideau, Beauport, Québec.

Article 3 Buts

regrouper en association, toute personne, membre ou alliée des familles FORTIN ou intéressée à cette famille;
organiser ou tenir des conférences, réunions, assemblées, expositions pour la promotion, le développement et la vulgarisation de l’histoire, de la généalogie ou toutes autres matières touchant les familles FORTIN;
créer un fonds d’archives FORTIN et encourager toute personne, membre ou autre à y déposer tous documents, photos, découpures de journaux ou autres, susceptibles d’ajouter à l’histoire de cette famille;
imprimer, éditer, distribuer toutes publications pour les fins ci-dessus, établir une bibliothèque de publications se rapportant à l’histoire de la famille FORTIN;
acquérir par achat, location ou autrement, posséder et exploiter les biens meubles et immeubles nécessaires aux fins ci-haut mentionnées;
fournir aux membres des services de toutes natures en relation avec les buts de la corporation;
solliciter et recevoir pour ces fins, une aide financière de tout gouvernement, institution, personne physique ou morale.

SECTION 2 – LES MEMBRES

Article 4 Éligibilité
Toute personne portant le patronyme FORTIN ou alliée aux familles FORTIN ou intéressée à cette famille peut devenir membre
de la corporation.

Article 5 Cotisation annuelle
Le conseil d’administration fixe le montant de la cotisation annuelle, de même que l’époque, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.

Article 6 Catégorie de membres
Il y a trois catégories de membres :

Régulier : toute personne qui verse la cotisation annuelle fixée par le conseil d’administration;
À vie : toute personne qui verse une cotisation de 300.00$ sera considérée comme membre à vie de l’association;
Honoraire : toute personne à qui ce titre est accordé, sur décision du conseil d’administration;
Associé : toute entreprise ou organisme qui verse une somme substantielle ou rend un service important à l’Association et qui est choisi par le Conseil d’Administration;
Fondateur : Toute personne ayant joué un rôle dans la fondation de l’Association en participant au Conseil Provisoire 2001-2002;

Article 7 Carte de membre
Le conseil d’administration émet une carte pour chaque membre de la corporation, avec indication de l’année (ou des années) pour laquelle ou lesquelles la cotisation a été payée.

Article 8 Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres a lieu dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent la date d’expiration de l’exercice financier annuel. Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée. Une convocation est faite à tous les membres, par écrit ou verbalement, par le secrétaire au moins dix (10) jours avant cette assemblée.

Article 9 Assemblée générale spéciale

Le conseil d’administration peut, selon les besoins, convoquer une assemblée générale spéciale. Cinq (5) membres en règle peuvent aussi demander au conseil d’administration la convocation d’une telle assemblée. Le conseil fixe le lieu, la date et l’heure de l’assemblée. Le secrétaire convoque cette assemblée au moins dix (10) jours à l’avance. L’avis de convocation doit annoncer les buts de cette assemblée.

Article 10 Quorum

L’assemblée générale est constituée de tous les membres qui ont payé leur cotisation annuelle. Cependant, après l’envoi d’un avis de convocation à chacun des membres au moins dix (10) jours avant la date de l’assemblée, dix (10) membres présents à l’assemblée constituent le quorum suffisant pour que l’assemblée soit valide.

Article 11 Vote

Si un vote est demandé, il doit être pris de la manière indiquée par l’assemblée. Seuls les membres en règle ont droit de vote.

Article 12 L’ordre du jour (assemblée générale)

Pour toute assemblée générale annuelle, l’ordre du jour peut contenir les items suivants :

Ouverture par le président
Lecture, modification et adoption de l’ordre du jour
Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale
Rapport du président concernant les activités réalisées
Choix du vérificateur
Rapport du trésorier : bilan et résultats
Rapport du secrétaire et communications importantes
Adoption par l’assemblée générale des règlements (nouveaux ou modifiés)

adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée

Élection ou réélection des membres du conseil d’administration
Ratification des actes des administrateurs
Affaires nouvelles
Levée de l’assemblée.

SECTION 4 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 13 Nombre d’administrateurs et exécutif

Le conseil compte treize (13) administrateurs élus par les membres de la corporation. Ils choisissent parmi eux un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier formant l’exécutif de la corporation, à qui sont délégués les pouvoirs du conseil nécessaires pour assurer la bonne marche de la corporation.

Article 14 Éligibilité

Tout membre en règle de la corporation peut être élu au conseil d’administration pourvu qu’il soit âgé d’au moins dix-huit ans.

Article 15 Durée des mandats

Le mandat des membres du conseil d’administration est de deux (2) ans. Ils peuvent être réélus à la fin de leur terme. Un groupe de six (6) membres viendront en élection les années impaires et un groupe de sept (7) membres les années paires.

Article 16 Élections

Il y a élection des membres du conseil d’administration une fois par année à l’occasion de l’assemblée générale annuelle de la corporation. S’il se produit une vacance au cours de l’année, les autres membres du conseil d’administration peuvent nommer un autre administrateur qu’ils choisissent parmi les membres en règle de la corporation, afin de combler cette vacance pour être entérinés à l’assemblée générale suivante.

Article 17 Devoir des administrateurs

Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de la corporation.

Il adopte les résolutions qui s’imposent et accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l’organisme conformément à la loi et aux règlements généraux.
Il adopte de nouveaux règlements ou les modifie et les soumet à l’assemblée générale pour adoption.
Il détermine les conditions d’admission des membres.
Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

Article 18 Réunion du conseil d’administration

Le conseil d’administration doit tenir toutes les réunions qui sont nécessaires à la bonne marche de la corporation.
L’avis de convocation peut être écrit ou verbal; sauf exception, il doit être donné au moins sept (7) jours avant la réunion.
C’est le secrétaire qui envoie les avis de convocation. Le président, en consultation avec les autres membres du conseil, fixe la date des assemblées.
Les administrateurs présents à une réunion sont réputés avoir été dûment convoqués, sauf s’ils s’y opposent.
L’exécutif peut tenir des réunions par conférence téléphonique ou électronique.
Les membres du conseil d’administration sont élus pour un terme de deux (2) ans et ils ont des devoirs envers l’association. Il est primordial que tous les membres du conseil d’administration assistent aux réunions.
Les membres du conseil d’administration doivent assister à au moins deux tiers (2/3) des réunions.
Le conseil a le pouvoir de démettre de ses fonctions tout membre qui ne se présente pas aux 2/3 des réunions, et cela sans raisons jugées acceptables par les autres membres du conseil.
Le conseil d’administration a le pouvoir de nommer un(e) remplaçant(e) pour terminer le terme du membre démis de ses fonctions, s’il le juge nécessaire pour la bonne marche du dit conseil.

Article 19 Quorum

Il y aura quorum, si la majorité des administrateurs sont présents.

SECTION 5 – LES OFFICIERS DE LA CORPORATION

Article 20 Le président

Il préside les assemblées du conseil d’administration et celles des membres et assure la responsabilité de l’administration générale de la corporation. Il surveille l’exécution des décisions prises au conseil d’administration et il remplit toutes les charges qui lui sont attribuées durant le cours de son mandat par le conseil d’administration. C’est lui qui signe les documents qui engagent la corporation.

Article 21 Le vice-président

Le vice-président remplace le président en son absence ou incapacité; il exerce alors toutes les prérogatives du président.

Article 22 Le secrétaire

Il rédige les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration. Il a la garde du livre des procès-verbaux et il rédige les rapports requis pour diverses lois et autres documents ou lettres pour la corporation. Enfin, il exécute toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le conseil d’administration.

Article 23 Le trésorier

Il a la charge et la garde des fonds de la corporation et de ses livres comptables. Il tient à jour le registre des membres et perçoit les cotisations. À la demande du président, il fait rapport des états financiers de la corporation lors des réunions du conseil d’administration ou des assemblées générales.

Article 24 Autres administrateurs

Tout administrateur peut être autorisé par résolution du conseil d’administration à signer quelque document que ce soit, qui engage la corporation.

SECTION 6 – FINANCES

Article 25 Année financière

L’année financière de la corporation se termine le 31 mai de chaque année.

Une copie résumée ou intégrale du bilan et de l’état des résultats sera remise ou expédiée aux membres qui en feront la demande.

SECTION 7 – AUTRES DISPOSITIONS

En cas de liquidation de la corporation ou de distribution des biens de la corporation, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue.

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Règlements adoptés lors de la réunion du 24 février 2002 du conseil d’administration provisoire sur proposition d’Alphonse Fortin (003) appuyés unanimement des membres de l’assemblée.

Adoptés lors de la première assemblée générale, le 17 août 2002 à Saint-Joachim, sur proposition de Richard L. Fortin (016), secondée par Lionel Fortin (011) acceptée à l’unanimité par les membres de l’assemblée.

Modifiés par le conseil d’administration le 4 juin 2005 sur proposition de Rolande Fortin (305) secondée par André Fortin (043) et acceptée à l’unanimité par les membres du conseil.

Adoptés lors de l’assemblée générale du 10 juillet 2005 à Petite-Rivière-Saint-François, sur proposition de Jean Fortin (459) secondé par Jacques Fortin (001) et accepté à l’unanimité par les membres de l’assemblée.