Tâches du coordonnateur

Préparer les listes de suivis des membres par régions et les distribuer aux R.R. Ceci devrait se produire durant la 1^ère moitié du mois de mars. Une fois organisée par région, prêtes à être transmises à leurs représentants respectifs (voir « Comment préparer les listes »).

S’occuper des régions sans R.R. C’est au coordonnateur d’assurer que les membres de régions « orphelines » (sans R.R. attitré) soient aussi rejoints pour les mêmes suivis ci-haut mentionnés.

Approcher des membres « loyaux » (c’est-à-dire des membres actifs depuis un certain  temps) dans les régions orphelines afin de tenter d’y trouver un représentant régional. Non seulement ça libère le coordonnateur faire les suivis dans les années à venir, mais ça permet à ces membres-là de pouvoir compter sur un représentant de leur coin de pays. Ce membre devrait avoir une adresse courriel, car presque toutes les communications se produiront par ce médium.

Informer tout nouveau représentant régional de ses tâches. Lorsqu’un membre se montre réceptif à l’idée de représenter sa région, le coordonnateur lui transmettra le Guide du représentant et lui accorde 2-3 jours pour qu’il en prenne connaissance. En présumant que ce membre confirme son intérêt, le coordonnateur lui fournira alors le reste les documents qui constituent le « kit du représentant » en lui transmettant le courriel de bienvenue « Merci d’avoir accepté ».

Mettre à jour le Guide des représentants lorsque nécessaire. Lorsqu’il découvre une nouvelle façon d’exécuter les tâches des représentants ou qu’il rencontre une exception qui n’y parait pas, le coordonnateur ajoute cette information dans le Guide et le fournit à tous les représentants. Idéalement, il ajoute les textes de ces informations dans une couleur différente afin que les représentants puissent en prendre aisément conscience; par la suite, il rend ces textes à la couleur uniforme afin de pouvoir distinguer les prochains changements lorsqu’ils se produiront.

Au 4^ième trimestre, approcher les représentants pour les inciter à trouver un ou des nouveaux membres – sans pour autant d’aller jusqu’à faire du porte-à-porte. La politique de l’AFA qu’un nouveau membre bénéficie de 15 mois d’adhésion lorsqu’il se joint à nous en octobre, novembre ou décembre peut-être un atout intéressant.

Renouveler les documents dynamiques. S’assurer de recevoir les formulaires sensibles aux dates (Ex. : renouvellement, nouvelle adhésion) dès que disponibles et les fournir aux représentants.

S’assurer que les représentants rédigent bien leurs comptes de dépense, s’il y a lieu. Les R.R. doivent fournir les pièces justificatives avec leurs comptes de dépenses et doivent les poster au coordonnateur pour vérification. Ce dernier aura la tâche de reposter le tout au trésorier, copie au registraire.

Demeurer en liaison étroite avec le registraire.  Le registraire est la meilleure ressource à la disposition du coordonnateur.