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Julien Fortin 1621-1690 et Geneviève Gamache 1636-1709
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Tâches de l’archiviste

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8.7.3 – Tâche de l’archiviste

L’archiviste est responsable des archives, c’est-à-dire, de l’ensemble des documents, quel que soit leur support et quelle que soit leur date, produits ou reçus par les administrateurs de l’Association. Gardien de la mémoire de l’Association, l’archiviste est chargé de la conservation et de la valorisation des archives historiques.

Les principales activités de l’archiviste

1. L’archiviste gère toutes les étapes de la chaîne archivistique : la collecte et le classement des documents (papiers et numériques), leur traitement final, leur conservation et leur communication aux membres de l’Association et au public en général.
2. Trie les documents collectés.
3. Organise les archives de façon cohérente et selon le système d’archives de l’AFA.
4. Prend des mesures pour assurer la conservation, la restauration et la sécurisation des documents.
5. Communique les documents aux différents publics qui le souhaitent : membres de l’Association.
6. Oriente et guide les lecteurs et utilisateurs dans leurs recherches.
7. Élabore les règles de conservation de documents et en applique les prescriptions à l’égard des documents administratifs et d’archives.
8. Participe activement à l’organisation d’expositions lors des rencontres de l’Association afin de mettre en valeur les archives, de les faire découvrir aux membres de l’AFA et au public.

Qu’est-ce qu’un archiviste ?

Un professionnel de l’information et du patrimoine

L’archi­viste est res­pon­sa­ble des archi­ves (ensem­ble des docu­ments, quel que soit leur sup­port et quelle que soit leur date, pro­duits ou reçus par les per­son­nes ou les orga­nis­mes publics ou privés) de l’entre­prise, l’admi­nis­tra­tion, l’asso­cia­tion… où il tra­vaille. Il est chargé notam­ment de la conser­va­tion des archi­ves his­to­ri­ques, mais il inter­vient également en amont de la chaîne de trai­te­ment de l’infor­ma­tion et sen­si­bi­lise les ser­vi­ces à ce prin­cipe essen­tiel : un docu­ment est un docu­ment d’archi­ves dès sa créa­tion.

Gardien de la mémoire des orga­ni­sa­tions, l’archi­viste est aussi un média­teur : en valo­ri­sant les archi­ves et en les com­mu­ni­quant aux publics qui le sou­hai­tent, il trans­met et fait vivre cette mémoire. Il contri­bue au par­tage des connais­san­ces.

L’archi­viste doit connaî­tre le passé, maî­tri­ser le pré­sent et pré­pa­rer l’avenir : les docu­ments d’aujourd’hui seront demain les maté­riaux de l’Histoire.

Les principales activités de l’archiviste

L’archi­viste doit gérer toutes les étapes de la chaîne archi­vis­ti­que : la col­lecte et le clas­se­ment des docu­ments, leur trai­te­ment final, leur conser­va­tion et leur com­mu­ni­ca­tion au public.
Il doit également être un bon ges­tion­naire et un déci­deur : la ges­tion de pro­jets (cons­truc­tion de nou­veaux bâti­ments, infor­ma­ti­sa­tion d’un ser­vice, rela­tion avec les pres­ta­tai­res exté­rieurs…), comme la ges­tion de per­son­nel, entrent dans ses attri­bu­tions.

En amont : Audit, expertise, formation

  • L’archi­viste évalue l’impor­tance du contenu des docu­ments.
  • Il forme le per­son­nel des ser­vi­ces à la ges­tion de leur pro­duc­tion de docu­ments.
  • Il élabore des outils de trai­te­ment des archi­ves dès leur créa­tion : ces outils per­met­tent d’ana­ly­ser l’uti­lité des docu­ments pro­duits, de fixer leur durée de conser­va­tion, de déter­mi­ner quel­les seront les archi­ves défi­ni­ti­ves.

Classement, conservation

 Après exper­tise, l’archi­viste trie les docu­ments col­lec­tés.

  • Il les orga­nise de façon cohé­rente.
  • Il prend des mesu­res pour assu­rer la conser­va­tion, la res­tau­ra­tion et la sécu­ri­sa­tion des docu­ments.
  • Il assure également le ran­ge­ment des docu­ments, met en place leur condi­tion­ne­ment et super­vise la des­truc­tion de cer­tains docu­ments, selon les dis­po­si­tions régle­men­taire en vigueur.

Communication

L’archi­viste élabore et com­mu­ni­que aux ser­vi­ces de son orga­ni­sa­tion et au public des outils d’aide à la recher­che : ins­tru­ments de recher­che, guide des sour­ces…
Il com­mu­ni­que les docu­ments aux dif­fé­rents publics qui le sou­hai­tent : ser­vi­ces, cher­cheurs, généa­lo­gis­tes, étudiants… : cette dimen­sion de la pro­fes­sion jus­ti­fie toutes les autres, la fina­lité de la conser­va­tion des archi­ves étant de pou­voir, dans le res­pect des délais fixés par la loi, les com­mu­ni­quer au plus grand nombre.

Il oriente et guide les lec­teurs et uti­li­sa­teurs dans leurs recher­ches.

Valorisation

L’archi­viste, par le biais des nou­vel­les tech­no­lo­gies de l’infor­ma­tion et de la com­mu­ni­ca­tion, dif­fuse les outils d’aide à la recher­che et valo­rise les archi­ves auprès du plus grand nombre.

L’archi­viste, avec les ser­vi­ces éducatifs qui exis­tent dans cer­tains ser­vi­ces d’archi­ves (Archives natio­na­les, Archives dépar­te­men­ta­les, Archives muni­ci­pa­les…) orga­nise des ate­liers, élabore des dos­siers docu­men­tai­res pour les ensei­gnants, dans le but de faire connaî­tre et de valo­ri­ser les archi­ves auprès du jeune public.

L’archi­viste par­ti­cipe acti­ve­ment à l’orga­ni­sa­tion d’expo­si­tions. Conçues notam­ment autour de thé­ma­ti­ques his­to­ri­ques, ces mani­fes­ta­tions sont l’occa­sion de mettre en valeur les archi­ves, de les faire décou­vrir au public, dans des scé­no­gra­phies regrou­pant des docu­ments d’archi­ves, mais aussi des objets, des tableaux ou d’autres œuvres d’art. Voici quel­ques exem­ples d’expo­si­tions réa­li­sées par des ser­vi­ces d’archi­ves : « Qui a eu cette idée folle d’inven­ter l’école ? » aux Archives muni­ci­pa­les de Marseille, ou encore « Calligraphie, la beauté d’écrire » aux Archives dépar­te­men­ta­les de Maine-et-Loire.

D’autres formes ou modes d’expres­sion per­met­tent aujourd’hui de déve­lop­per les publics : lec­tu­res d’archi­ves à voix haute, ate­liers d’écritures, jeux, expo­si­tions vir­tuel­les sur Internet…