Définition des archives

Définition

Selon le Code du patrimoine – « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».

Ainsi, tout document produit ou reçu est considéré comme archives. Cependant, cela ne veut pas pour autant dire que tout document requiert une haute valeur archivistique. En effet, il existe trois sortes d’archives qui correspondent à trois temps de vie du document:

• Les archives courantes : tout document qui sert au fonctionnement quotidien d’une institution, entreprise, etc… On les trouve le plus souvent dans les bureaux ou à proximité pour qu’elles puissent être accessibles rapidement.
• Les archives intermédiaires : tout document qui n’a plus d’utilité présente mais qui est conservé pour des besoins de gestion juridiques.
• Les archives définitives : le document ou dossier ne représente plus aucun intérêt juridique ou économique. Il peut cependant être conservé pour sa valeur historique.

Ces trois âges identifient donc le cycle de vie d’un dossier transformé en archives. De ces archives, peu sont conservées et beaucoup sont éliminables et éliminées au bout d’un certain temps qui est défini par la législation. Seuls sont donc conservés les documents, papiers, courriers images, photographies, documents électroniques qui peuvent représenter un intérêt historique.

 Que sont les archives numériques et les archives numérisées ?

Les archives numériques sont les documents qui sont créés d’emblée sous forme numérique (en anglais on parle de born-digital archives). Les archives numérisées sont les documents qui ont été créés originellement sur un support classique (papier, parchemin, plaque de verre photographique par exemple) et qui ont ensuite été copiés sous un format numérique par scannage notamment. Les archives numérisées sont donc des copies.

Pourquoi conservons-nous des archives ?

Les archives sont conservées pour des raisons légales (cf. loi sur les archives et rubrique Cadre légal), mais aussi pour des raisons administratives et de bonne gouvernance. Les archives permettent à une organisation de justifier ses décisions et ses activités auprès des décideurs politiques et des citoyens/clients. Elles sont la preuve de décisions qui ont une portée administrative et juridique pour les personnes concernées. Elles prouvent donc des droits et des devoirs. Pas de démocratie sans archives ! Elles sont le support de l’information nécessaire au fonctionnement quotidien d’une organisation et sont un outil essentiel de la gestion des connaissances. Enfin, quand elles n’ont plus d’utilité administrative et juridique, elles peuvent avoir un intérêt pour l’Histoire, le patrimoine culturel de l’humanité.

Référence : 2014 Regroupement des organismes communautaires des Laurentides 342, rue Parent, Saint-Jérôme QC J7Z 2A2

Courriel : archiviste@afafortin.com